چک‌لیست روزانه مسئول فنی داروخانه؛ از ورود تا بستن کشیک

راهنمای عملی برای حضور مؤثر در شیفت داروسازی

مسئول فنی داروخانه وظایف مهمی  به عهده دارد که این وظایف این جایگاه فراتر از تأیید نسخه‌ها بوده و شامل نظارت دقیق بر تمام فرآیندهای داروخانه می‌شود؛ از کنترل دمای یخچال‌ها گرفته تا پاسخگویی علمی و اخلاقی به بیماران. در این ادامه، یک چک‌لیست روزانه طراحی شده است که مسئولین فنی می‌توانند برای بهینه‌سازی عملکرد خود در هر نوبت کاری از آن بهره بگیرند.

مطالعه وظایف مسئول فنی داروخانه

پیش از آغاز فعالیت

۱. ثبت حضور و بررسی کلی داروخانه
•ثبت ورود در سیستم یا فرم دستی
•اطمینان از نظم محیط، چینش صحیح قفسه‌ها و پاکیزگی فضای کاری
•بررسی هشدارها، اعلامیه‌ها یا پیام‌های شیفت قبلی

۲. مرور گزارش کشیک قبل
•یادداشت موارد خاص از جمله کمبود دارو، نسخه‌های برگشتی یا مشکلات سیستمی
•توجه به بیماران خاص یا موارد حساس (مثل بیماران مشکوک به سوءمصرف دارو)
حین فعالیت
۳. پذیرش و بررسی نسخه‌ها
•بررسی اعتبار نسخه (تاریخ، مهر و امضا، نوع نسخه‌نویسی)
•کنترل تداخلات دارویی و هشدارهای درمانی (با تکیه بر سیستم و دانش فردی)
•ارجاع موارد مشکوک به پزشک در صورت نیاز

۴. نظارت بر فرآیند نسخه‌پیچی
•کنترل نحوه عملکرد تکنسین‌ها
•آموزش ضمن خدمت در حین انجام کار (نحوه تفکیک داروهای OTC، استفاده از نرم‌افزار،)

کنترل شرایط نگهداری دارو

۵. پایش یخچال دارویی
•ثبت دقیق دمای یخچال در زمان مشخص (معمولاً ابتدای شیفت)
•بررسی کامل داروهای حساس به دما مانند انسولین، واکسن و قطره‌های چشمی

۶. بررسی تاریخ انقضا و موجودی
•انتخاب تصادفی چند قلم داروی حساس برای تطبیق با سیستم
•اصلاح مغایرت‌های احتمالی در انبار (موجودی منفی در نرم افزار داروخانه، کدهای اشتباه، قفسه‌بندی نامناسب)

ارتباط با بیمار و پاسخگویی تخصصی

۷. مشاوره دارویی
•توضیح شیوه مصرف دارو، مدت درمان، تداخلات احتمالی و هشدارهای مهم
•ثبت توضیحات خاص در پرونده بیمار در صورت نیاز

۸. مدیریت موارد خاص
•برخورد حرفه‌ای با بیمارانی که مکرراً داروهای تحت کنترل مصرف می‌کنند
•گزارش موارد مشکوک به سوءمصرف به مسئولین مربوطه یا ثبت در سیستم نظارتی

کنترل‌های انتهای شیفت

۹. بررسی فروش و گزارش روزانه
•تطبیق گزارش فروش با موجودی و ثبت مغایرت‌ها
•بررسی اقلام مرجوعی، نسخه‌های برگشتی یا دارای نقص

۱۰. تحویل کشیک به مسئول بعدی
•تهیه گزارش مکتوب یا پیام صوتی شامل وضعیت داروخانه، کمبودها، موارد خاص
•ثبت دقیق اتفاقات روز در دفتر گزارشات روزانه (در صورت نیاز داروخانه)

بستن کشیک
•بررسی مجدد وضعیت یخچال و ثبت دما
•خاموش کردن دستگاه‌ها و سیستم‌ها مطابق دستورالعمل داخلی
•اطمینان از قفل بودن درب‌ها و ایمنی انبار دارو
•امضای فرم تحویل/تحول و ثبت ساعت خروج

نگهداری و آرشیو مستندات قانونی

یکی از وظایف کلیدی مسئول فنی، تهیه و آرشیو اسناد مورد نیاز برای بازرسی‌های دوره‌ای سازمان غذا دارو است. برخی از این اسناد عبارت‌اند از:
•فرم‌های ثبت دمای یخچال روزانه
•گزارش‌های فروش داروهای تحت کنترل
•نسخه‌های خاص با مهر پزشک معتمد
•گزارش موجودی ماهانه داروهای یارانه‌ای یا نایاب

این مستندات در صورت بازدید ناگهانی بازرس معاونت غذا و دارو، نقش حیاتی در جلوگیری از جریمه یا اخطار دارند.

آموزش مستمر تکنسین‌ها و به‌روزرسانی دانش

داروخانه محیطی پویا است و خطاهای نسخه‌پیچی، تنظیم دوز یا تعاملات دارویی به‌راحتی ممکن است رخ دهد.

مسئول فنی موظف است:
•موارد اشتباه رایج را به صورت کوتاه و کاربردی آموزش دهد.
•بروزرسانی‌های علمی یا تغییرات آیین‌نامه‌ای را به پرسنل اطلاع دهد.
•از تکنسین‌ها آزمون شفاهی یا کتبی کوتاه بگیرد.

مثال: با تغییر شیوه ثبت نسخ الکترونیک در نسخه‌های بیمه سلامت، مسئول فنی باید طی یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای شیوه جدید را برای تیم توضیح دهد.

مدیریت بحران‌های داروخانه‌ای

مسئول فنی باید در برابر اتفاقات غیرمنتظره مانند کمبود برق، اختلال سیستم نرم‌افزاری، یا مراجعه بیمار با وضعیت اورژانسی آمادگی داشته باشد. برای این منظور:
•نحوه کار با UPS یا ژنراتور را بداند.
•شماره تماس شرکت پشتیبان نرم‌افزار را در دسترس داشته باشد.
•پروتکل نسخه‌پیچی دستی در شرایط اضطرار را بشناسد.
•در صورت بروز مشکل جدی، گزارش کتبی تهیه و به مدیر داروخانه ارائه کند.

نقش مسئول فنی در ارتقای برند داروخانه

مسئول فنی تنها ناظر فنی نیست، بلکه چهره علمی و اخلاقی داروخانه نزد بیماران است. تعامل حرفه‌ای و همدلانه، مشاوره علمی دقیق، و پیگیری بیماران می‌تواند باعث وفادارسازی مشتری و شکل‌گیری تصویر حرفه‌ای برند داروخانه شود.

داروخانه‌هایی که مسئول فنی آن‌ها به‌جای پاسخ‌های سطحی، مشاوره علمی و عملی ارائه می‌دهد، مراجعات مکرر بیشتری خواهند داشت.

حوزه اقدام روزانه
مدیریت تیم گزارش‌گیری از عملکرد تکنسین‌ها
انبارگردانی بررسی موجودی بحرانی (مانند اپی‌نفرین یا انسولین)
کنترل کیفی نظارت بر تاریخ انقضای داروهای تزریقی
بیماران خاص پیگیری نسخه‌های ناتمام یا در انتظار تامین
بیمه و نسخه الکترونیک اصلاح خطاهای سیستم بیمه‌ای در پایان روز

نسخه پیشرفته‌تر چک‌لیست (مناسب داروخانه‌های بزرگ‌تر)

برای داروخانه‌های شبانه‌روزی، زنجیره‌ای یا بیمارستانی می‌توانید یک نسخه گسترده‌تر چک‌لیست طراحی کنید:

وظایف روزانه مسئول فنی در داروخانه تنها محدود به بررسی نسخه‌ها نیست. حضور مؤثر، نظارت سیستماتیک، آموزش مداوم به کارکنان و پاسخگویی اخلاقی و علمی به بیماران از مهم‌ترین مؤلفه‌های این جایگاه است. رعایت این چک‌لیست، به مسئول فنی کمک می‌کند تا علاوه بر پوشش کامل مسئولیت‌های قانونی، کیفیت خدمات داروخانه را نیز به سطح مطلوب‌تری برساند.