بهترین راه ارسال صورتحساب چیست؟

در سال‌های اخیر، با اجرای قانون سامانه مودیان و الزام داروخانه‌ها به ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران داروخانه این بوده که بهترین و مطمئن‌ترین روش برای ارسال صورتحساب به اداره مالیات کدام است؟
ارسال صورتحساب داروخانه اگر به شکل اصولی انجام نشود، می‌تواند باعث بروز خطا در پرونده مالیاتی، رد شدن صورتحساب‌ها و حتی جریمه‌های سنگین شود. از طرف دیگر، روش درست و هوشمندانه‌ی ارسال می‌تواند همه چیز را ساده، سریع و بی‌دردسر کند.

در این مقاله به‌صورت کامل بررسی می‌کنیم که بهترین راه برای ارسال صورتحساب داروخانه به سازمان امور مالیاتی چیست، چرا بسیاری از داروخانه‌ها از شرکت‌های معتمد برای این کار استفاده می‌کنند، و چطور این روش می‌تواند دقت، امنیت و نظم مالی داروخانه را تضمین کند.

ارسال صورتحساب نوع دوم داروخانه به اداره مالیات توسط شرکت معتمد؛ چرا بهترین گزینه است؟

در سال‌های اخیر، اجرای طرح «سامانه مودیان و پایانه‌های فروشگاهی» باعث شده همه مشاغل از جمله داروخانه‌ها، موظف به ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی کشور شوند. در این میان، دو روش برای ارسال این اطلاعات وجود دارد:
۱. ارسال مستقیم توسط خود مودی بوسیله شرکت واسط
۲. ارسال غیرمستقیم از طریق شرکت‌های معتمد سازمان امور مالیاتی

اما سؤال اصلی اینجاست:
کدام روش برای داروخانه بهتر است؟ چرا بیشتر داروخانه‌های حرفه‌ای از شرکت معتمد استفاده می‌کنند؟

صورتحساب نوع دوم چیست؟

در سامانه مودیان، صورتحساب‌ها به سه نوع تقسیم می‌شوند. صورتحساب نوع دوم مربوط به فروش کالا یا خدمات به مصرف‌کننده نهایی است؛ یعنی همان نسخه‌ و فروش‌هایی که داروخانه به بیماران یا مشتریان عادی انجام می‌دهد.
این نوع صورتحساب باید به شکل الکترونیکی در قالب استاندارد تعیین‌شده، به سامانه سازمان امور مالیاتی ارسال شود تا اعتبار مالیاتی آن تأیید گردد.

برای داروخانه‌ها، به‌ویژه آنهایی که فروش روزانه بالایی دارند، این فرآیند ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد. به همین دلیل استفاده از شرکت‌های معتمد، بهترین راهکار شناخته شده است.

شرکت معتمد چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

شرکت معتمد در واقع یک واسطه رسمی و تأییدشده از سوی سازمان امور مالیاتی است که مسئولیت ارسال، نگهداری و صحت‌سنجی صورتحساب‌های الکترونیکی را بر عهده دارد.

این شرکت‌ها میتوانند امکاناتی فراهم کنند که شرکتی همانند تبیان بتواند بوسیله نرم افزار  مالیاتی خود اطلاعات فروش را از نرم‌افزار داروخانه منحصر بفرد خود  (مثلاً نرم‌افزار آرسن) دریافت کرده وبتواند آن را به‌صورت ارسال گروهی ، در قالب استاندارد و بدون خطا، برای سامانه مودیان ارسال کنند.

سازمان امور مالیاتی به‌صورت دوره‌ای این شرکت‌ها را ارزیابی می‌کند و فقط شرکت‌هایی را با عنوان معتمد مالیاتی تأیید می‌نماید که از نظر امنیت، صحت داده‌ها و پایداری سیستم، استانداردهای لازم را داشته باشند.

چرا ارسال صورتحساب توسط شرکت معتمد بهتر است؟

۱. کاهش خطای انسانی

وقتی داروخانه‌ها به صورت مستقیم اقدام به ارسال صورتحساب می‌کنند، احتمال خطا در قالب فایل، فرمت XML یا حتی ثبت تاریخ و مبلغ وجود دارد. این خطاها باعث می‌شود صورتحساب‌ها توسط سامانه رد شوند یا اعتبارشان از بین برود.
اما شرکت‌های معتمد سیستم‌های خودکار دارند که اطلاعات را بررسی و خطاها را قبل از ارسال اصلاح می‌کنند.

۲. اطمینان از تأیید توسط اداره مالیات

یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌ها برای داروخانه‌ها، تأیید صورتحساب‌ها توسط سامانه سازمان مالیاتی است.
شرکت معتمد، پس از ارسال، پاسخ و وضعیت صورتحساب را نیز دریافت و در نرم‌افزار داروخانه نمایش می‌دهد. در نتیجه داروخانه مطمئن است که ارسال و تأیید به‌درستی انجام شده و در آینده مشکلی در پرونده مالیاتی ایجاد نخواهد شد.

۳. صرفه‌جویی در زمان و هزینه

در روش مستقیم، داروخانه باید نیروی انسانی آموزش‌دیده داشته باشد که دائماً اطلاعات را آماده و بررسی کند.
اما در روش ارسال توسط شرکت معتمد، همه مراحل به صورت خودکار انجام می‌شود و نیازی به نظارت لحظه‌ای کاربر نیست. این یعنی صرفه‌جویی قابل توجه در زمان، کاهش فشار کاری، و تمرکز بیشتر روی خدمات دارویی.

۴. پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی خودکار

قوانین و فرمت‌های سازمان مالیاتی ممکن است در طول زمان تغییر کند.
شرکت‌های معتمد موظف‌اند نرم‌افزارهای خود را با آخرین تغییرات سازمان هماهنگ کنند. به این ترتیب، داروخانه بدون نیاز به نگرانی از تغییرات فنی، همیشه به‌روز باقی می‌ماند.

۵. امنیت بالا و محرمانگی اطلاعات

اطلاعات فروش داروخانه بسیار حساس است. شرکت‌های معتمد زیر نظر مستقیم سازمان امور مالیاتی فعالیت می‌کنند و از استانداردهای امنیتی بالا برای رمزگذاری و انتقال داده‌ها استفاده می‌کنند.

ارسال مستقیم توسط داروخانه چه مشکلاتی دارد؟

بعضی از داروخانه‌ها ترجیح می‌دهند ارسال صورتحساب را خودشان انجام دهند. اما این روش در عمل با مشکلات متعددی همراه است:
•خطای زیاد در فایل‌ها و رد شدن توسط سامانه مالیاتی
•هزینه بالای آموزش نیروها و نگهداری سیستم
•ریسک از بین رفتن داده‌ها در صورت تغییر در سامانه یا قطعی اینترنت
•نبود گزارش‌های دقیق از وضعیت ارسال و تأیید و صرف زمان فراوان جهت اطمینان از تایید صورتحساب ها
•مسئولیت مستقیم در برابر هرگونه مغایرت مالیاتی

از آن‌جا که سامانه مودیان حساس و پیچیده است، هرگونه اشتباه در ارسال می‌تواند باعث جریمه‌های مالیاتی، مغایرت در دفاتر و حتی مشکوک شدن پرونده مالیاتی داروخانه شود.

به همین دلیل، کارشناسان مالی و حسابداران توصیه می‌کنند ارسال صورتحساب نوع دوم حتماً از طریق شرکت معتمد انجام گیرد.

چگونه اداره مالیات ارسال توسط شرکت معتمد را تأیید می‌کند؟

وقتی شرکت معتمد اطلاعات را ارسال می‌کند، سازمان امور مالیاتی به‌صورت خودکار وضعیت هر صورتحساب را بررسی و تأیید می‌کند.
در نتیجه داروخانه، در نرم‌افزار خود، وضعیت تأییدیه را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده می‌کند.

این تأییدیه یعنی صورتحساب رسمی، قانونی و ثبت‌شده است و در زمان رسیدگی مالیاتی، بدون هیچ ابهامی پذیرفته می‌شود.

شرکت معتمد؛ سرمایه‌گذاری برای آینده داروخانه

بسیاری از صاحبان داروخانه در ابتدا تصور می‌کنند هزینه استفاده از شرکت معتمد یک هزینه اضافی است؛ اما در واقع، این هزینه یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه است.

زیرا با استفاده از شرکت معتمد:
•پرونده مالیاتی داروخانه همیشه شفاف و منظم خواهد بود،
•احتمال جریمه یا رد دفاتر به صفر نزدیک می‌شود،
•زمان پرسنل صرف کارهای اصلی داروخانه می‌شود،
•و در نهایت ارزش و اعتبار داروخانه در برابر سازمان مالیاتی افزایش می‌یابد.

به بیان ساده، شرکت معتمد همانند یک مشاور فنی و مالی پشت صحنه عمل می‌کند و از بروز خطا، تأخیر و مشکلات مالیاتی پیشگیری می‌کند.

همان‌طور که جدول نشان می‌دهد، ارسال از طریق شرکت معتمد نه تنها ساده‌تر است، بلکه از نظر مالی، امنیتی و قانونی نیز مزیت‌های قابل توجهی دارد.

جمع‌بندی

با توجه به قوانین جدید مالیاتی، داروخانه‌ها ناچارند تمام فروش‌های خود را به‌صورت الکترونیکی و از طریق سامانه مودیان ارسال کنند. در این شرایط، استفاده از شرکت معتمد مالیاتی بهترین و مطمئن‌ترین گزینه است.

ارسال صورتحساب نوع دوم توسط شرکت معتمد، باعث کاهش خطا، افزایش اطمینان، صرفه‌جویی در زمان و امنیت بیشتر اطلاعات داروخانه می‌شود و از بروز مشکلات مالیاتی در آینده جلوگیری می‌کند.

به همین دلیل، این روش نه‌تنها یک انتخاب هوشمندانه، بلکه یک سرمایه‌گذاری پایدار برای آینده داروخانه است.