انبارگردانی سالانه

همه چیز درباره انبارگردانی سالانه داروخانه‌ها؛ چک‌لیست دقیق و کاربردی

انبار داروخانه فقط محل نگهداری دارو نیست ،  بخش مهمی از داروخانه است که فعالیت تمام بخش‌های داروخانه وابسته به آن است و رسیدگی مرتب و درست نگهداشتن آن کاری دشوار اما ضروری می باشد. کوچکترین بی‌نظمی در انبارداری داروخانه باعث بهم خوردن تمام موجودی داروخانه و گزاراشات و محاسبات می شود و در نهایت داروخانه متضرر خواهد شد.

در این مقاله، به زبان ساده و کاربردی بررسی می‌کنیم انبارگردانی چیست، چرا اهمیت دارد، چه زمان‌هایی باید انجام شود، و مهم‌تر از همه، یک چک‌لیست کامل و قابل اجرا ارائه خواهیم داد.

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی یعنی شمارش، بررسی و تطبیق موجودی فیزیکی داروهای انبار با موجودی ثبت‌شده در نرم‌افزار داروخانه. هدف اصلی این کار، کشف اختلاف‌ها، پیشگیری از کسری یا اضافات، و افزایش شفافیت مالی و دارویی است.

چرا انبارگردانی سالانه مهم است؟

• کشف داروهای تاریخ‌گذشته یا نزدیک به انقضا
• هماهنگ‌سازی نرم‌افزار با موجودی واقعی داروخانه
• پیشگیری از ضررهای مالی ناشی از عدم موجودی یا انباشت غیرضروری
• آمادگی برای حسابرسی‌های مالیاتی و بیمه‌ای
• بررسی عملکرد خرید دارو و شرکت‌های پخش
• انبارگردانی منظم، داروخانه را شبیه یک مجموعه منظم و حرفه‌ای جلوه می‌دهد که کنترل دارایی‌های خود را در دست دارد.

بهترین زمان برای انبارگردانی داروخانه

بسته به حجم نسخه‌پیچی و ساختار داروخانه، زمان‌های زیر برای انبارگردانی پیشنهاد می‌شود:

سالانه: مهم‌ترین و رسمی‌ترین نوع انبارگردانی
شش‌ماهه: برای داروخانه‌های شلوغ یا انبارهای بزرگ
فصلی یا ماهانه: در صورت وجود کالاهای پرگردش، داروهای پرریسک یا فرآورده‌های زود‌فاسد

مراحل انبارگردانی داروخانه؛ گام به گام

مرحله ۱: آماده‌سازی نرم‌افزار

قفل کردن خرید و فروش در مدت انبارگردانی
تهیه گزارش موجودی انبار از نرم‌افزار
چاپ لیست داروها یا استفاده از تبلت/موبایل برای شمارش دیجیتال

مرحله ۲: دسته‌بندی محل نگهداری داروها

قفسه OTC
یخچال
انبار پشتی

قفسه نسخ خاص (کنترل‌شده، تحت‌نظر، مواد مخدر)

مرحله ۳: شمارش دقیق داروها

شمردن
ثبت موجودی واقعی در فرم انبارگردانی
علامت‌گذاری داروهای تاریخ‌گذشته یا آسیب‌دیده

مرحله ۴: مقایسه با نرم‌افزار

تطبیق موجودی ثبت‌شده با گزارش نرم‌افزار
بررسی مغایرت‌ها (مثلاً دارویی که در انبار نیست ولی در سیستم هست یا برعکس)
اصلاح موجودی در نرم‌افزار (در صورت تایید مدیریت)

در این مرحله استفاده از نرم افزار داروخانه بهینه  و به‌روز با امکانات کامل ضروری است، نرم افزار باید به گونه‌ای باشد که بتواند تسهیل کننده این روند پر از خطا و دشواری برای داروخانه باشد.

مرحله ۵: گزارش‌گیری نهایی

تهیه گزارش مغایرت
اعلام داروهای تاریخ‌گذشته و سفارش مجدد داروهای کم‌موجودی
تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به‌روزشده

چک‌لیست کاربردی انبارگردانی داروخانه

ردیف اقدام وضعیت انجام

۱. گزارش‌گیری از نرم‌افزار

۲. آماده‌سازی فرم شمارش دارو

۳. برچسب‌گذاری قفسه‌ها

۴. شمارش موجودی قفسه OTC
5. شمارش داروهای یخچالی
6. ثبت داروهای تاریخ‌گذشته
7. بررسی مغایرت نرم‌افزار و شمارش

۸. اصلاح موجودی در نرم‌افزار

۹. تهیه گزارش نهایی انبارگردانی

نکات طلایی برای انبارگردانی موفق

• از یک تیم ثابت و مسئول استفاده کنید تا خطا کاهش یابد
• در ساعات خلوت یا تعطیلی داروخانه این کار را انجام دهید
• داروهای تاریخ‌گذشته را جدا کرده و برای مرجوع یا امحاء آماده کنید
• اگر از نرم‌افزار حرفه‌ای استفاده می‌کنید، از قابلیت بارکدخوان بهره ببرید
• حتماً نسخه پشتیبان از اطلاعات جدید بگیرید

انبارگردانی برای داروخانه نه یک وظیفه خسته‌کننده، بلکه یک فرصت ارزشمند برای بازبینی، شفاف‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهاست. داروخانه‌ای که انبار دقیق دارد، فروش بهتری خواهد داشت، نسخه‌پیچی روان‌تری دارد و در مقابل بازرسی‌ها آماده‌تر است.

اگر نرم‌افزار شما ابزار انبارگردانی دقیق ندارد یا گزارش‌های لازم را ارائه نمی‌دهد، شاید وقت آن رسیده که به ارتقای آن فکر کنید.