۷ اشتباه رایج در استفاده از نرم‌افزار داروخانه
بسیاری از داروخانه‌ها، به‌ویژه در زمان تغییر یا ارتقا نرم‌افزار، دچار اشتباهاتی می‌شوند که هم زمان‌بر است و هم خطر بروز خطاهای مالی، دارویی و قانونی را افزایش می‌دهد.
در این مقاله از نگاه تیم تخصصی نرم‌افزارهای داروخانه‌ای، ۷ اشتباه رایج کاربران نرم‌افزار داروخانه را بررسی می‌کنیم و راهکارهای ساده‌ای برای جلوگیری از آن‌ها پیشنهاد می‌دهیم.
۱. وارد نکردن دقیق اطلاعات بیماران و نسخه‌ها
بسیاری از کاربران به دلایل مختلف (عجله، کمبود نیرو یا بی‌توجهی)، اطلاعات بیماران یا نسخه‌ها را ناقص یا نادرست وارد می‌کنند. این اشتباه باعث بروز مغایرت در گزارش‌های بیمه، برگشت نسخ، خطای حسابداری و حتی اعتراض بیمار می‌شود.
✅ راه‌حل: استفاده از فرم‌های پیش‌فرض، بررسی دوبل اطلاعات وارد شده، و آموزش تکنسین‌ها برای دقت بیشتر.
۲. بی‌توجهی به آپدیت نرم‌افزار
بسیاری از داروخانه‌ها به‌روزرسانی نرم‌افزار را نادیده می‌گیرند و همچنان با نسخه‌های قدیمی کار می‌کنند. این کار باعث می‌شود ویژگی‌های جدید از دست برود و نرم‌افزار با سیستم‌های جدید بیمه هم‌خوانی نداشته باشد.
✅ راه‌حل: بررسی ماهانه به‌روزرسانی‌ها و هماهنگی با پشتیبانی نرم‌افزار برای نصب آخرین نسخه.
۳. استفاده از رمز عبور ساده و مشترک بین کاربران
استفاده از یک رمز عبور برای چند نفر، یا انتخاب رمز ساده (مثل ۱۲۳۴ یا admin)، خطر بزرگی برای امنیت داده‌های داروخانه محسوب می‌شود. در صورت بروز خطا، نمی‌توان پیگیری کرد که چه کسی مسئول بوده است.
✅ راه‌حل: اختصاص رمز جداگانه برای هر کاربر با سطح دسترسی متفاوت، و الزام تغییر رمز در بازه‌های زمانی مشخص.
۴. نادیده گرفتن هشدارهای نرم‌افزار
برخی از کاربران پیام‌های هشدار نرم‌افزار را بی‌اهمیت تلقی می‌کنند و بدون بررسی رد می‌کنند. این هشدارها معمولاً برای خطا در ورود مقدار دارو، تاریخ انقضا، یا تداخل دارویی هستند.
✅ راه‌حل: آموزش کاربران درباره اهمیت هشدارها و تعیین مسئول فنی برای رسیدگی به هشدارهای دارویی و سیستمی.
۵. عدم تهیه پشتیبان منظم (Backup)
یکی از پرخطرترین اشتباهات، عدم تهیه بکاپ منظم از اطلاعات نرم‌افزار است. در صورت خرابی سیستم یا حمله سایبری، کل داده‌های داروخانه ممکن است از دست برود.
✅ راه‌حل: فعال‌سازی بکاپ خودکار روزانه در پایان هر شیفت و نگهداری فایل پشتیبان در محل جداگانه (فلش، هارد اکسترنال، یا فضای ابری). استفاده از نرم افزاری که بطور خودکار پشتیبان گیری را انجام می دهد میتواند مشکل شما را حل کند.
۶. آموزش ناکافی پرسنل جدید
تکنسین‌ها یا کاربران جدید اغلب بدون آموزش کامل به سراغ نرم‌افزار می‌روند و همین موضوع منجر به خطا در ورود نسخه‌ها، ثبت کالاها یا ارسال صورتحساب به بیمه می‌شود.
✅ راه‌حل: ایجاد برنامه آموزش اولیه و دوره‌ای برای پرسنل جدید با تمرکز بر سناریوهای عملی و استفاده واقعی از نرم‌افزار.
۷. استفاده نکردن از امکانات پیشرفته نرم‌افزار
بسیاری از داروخانه‌ها تنها از بخش فروش و نسخ نرم‌افزار استفاده می‌کنند، درحالی‌که امکانات مهمی مثل هشدار انقضا، مدیریت انبار، گزارش‌دهی مالی، اتصال به بیمه‌ها یا حتی ارسال خودکار صورتحساب به اداره مالیات، اغلب نادیده گرفته می‌شود.
✅ راه‌حل: بررسی کامل امکانات نرم‌افزار داروخانه توسط مدیر یا مسئول فنی و استفاده از آموزش‌های ارائه‌شده توسط شرکت پشتیبان.
نتیجه‌گیری:
استفاده حرفه‌ای از نرم‌افزار داروخانه، تفاوت یک داروخانه سنتی و یک داروخانه هوشمند است. با جلوگیری از این ۷ اشتباه رایج، شما نه‌تنها کارایی داروخانه را افزایش می‌دهید، بلکه از بروز مشکلات قانونی، مالی و بیمه‌ای جلوگیری می‌کنید.
اگر احساس می‌کنید نرم‌افزار فعلی داروخانه‌تان کارایی لازم را ندارد یا از پشتیبانی قوی برخوردار نیست، ما در تبیان آماده‌ایم تا با مشاوره رایگان، نرم‌افزاری مناسب با نیازهای خاص داروخانه‌تان پیشنهاد دهیم.
📞 برای دریافت مشاوره، همین حالا فرم مشاوره نرم‌افزار داروخانه را پر کنید.