اتوماسیون داروخانه
دقیقه مطالعه
اتوماسیون
معمولاً به فرایند قادر ساختن ماشین‌ها به انجام عملیات‌های ترتیبی از پیش تعیین شده بدون دخالت انسان یا دخالت کم و هم چنین استفاده از تجهیزات خاص که عملیات‌های صنعتی را اجرا و کنترل می‌کنند،اتوماسیون گفته میشود.
اتوماسیون را میتوان در ساخت انواع کالاها، از مواد اولیه گرفته تا محصولات نهایی و در انواع تولیدی‌ها، از کارگاه‌های کوچک گرفته تا تأسیسات تولیدی بزرگ از جمله داروخانه، اجرا کرد.
اتوماسیون داروخانه
از سال ۱۳۶۸ کامپیوترهای شخصی در ایران، در دسترس قرار گرفته اند و استفاده از آنها در داروخانه از سال ۱۳۷۰ آغاز شده است. در سال ۱۳۸۰ و با الزام سازمانهای بیمه گر به دریافت صورتحساب ادارات بیمه بصورت دیسکتی از داروخانه، اتوماسیون داروخانه شکل جامعتری به خود گرفت.
بر آن شدیم تا در مقاله ای،تاریخچه اتوماسیون داروخانه های ایران را بررسی و تحلیل نمائیم و راهکارهائی اجرائی برای استفاده درست و مقرون به صرفه از این ابزار بسیار توانا و مفید را، در اختیار همکاران داروخانه قرار دهیم
حال کاربرد رایانه در داروخانه و اینکه این وسیله چگونه می تواند زندگی شغلی شما را بهبود بخشد را با هم بررسی و تحلیل خواهیم کرد.
در یک جمله میتوان کامپیوتر را بعنوان ابزار پردازشگر اطلاعات تعریف نمود. رایانه وسیله ای است که داده ها را جمع آوری، طبقه بندی و ذخیره سازی نموده و با پردازش آنها، داده را تبدیل به اطلاعات می نماید.
به عنوان مثال کامپیوتر در داروخانه، داده های مربوط به نسخ را دریافت و ذخیره سازی نموده و در انتها با پردازش این داده ها، اطلاعاتی مانند میزان مصرف داروها، میزان درآمد داروخانه و نیازهای داروئی را محاسبه می نماید.
در حقیقت با وارد نمودن داده هائی اندک (مانند متن نسخ)، اطلاعاتی بسیار زیاد (مانند آمار مصرف دارو و درآمد داروخانه) در اختیار مدیر داروخانه قرار داده میشود و وی با استفاده از این اطلاعات میتواند آگاهانه نسبت به خرید و فروش و یا مدیریت داروخانه خود اقدام نماید.
نرم افزار چیست ؟!!
به بخش های غیر قابل لمس و غیر فیزیکی کامپیوتر و واسط بین کاربر و سخت افزار را، نرم افزار می گویند. با توجه به صحبت های طی شده، ویژگی ها و امتیازات کامپیوتر چه چیزهایی می تواند باشد؟!!!
- سرعت
- دقت
- سخت کوشی و خستگی ناپذیری
- ظرفیت بالای حافظه و دسترسی سریع
- قابلیت انعطاف پذیری یا تغییر پذیری
در هر مجموعه ای، هرچه حجم داده ها بیشتر، محاسبات اجرائی پیچیده تر و زمان در اختیار برای انجام این عملیات کمتر می باشد.
در نتیجه کامپیوتر جایگاه عملیاتی مهمتری در آن مجموعه برعهده خواهد داشت و بر این اساس باید انتظار داشت که کامپیوتر در داروخانه های ایران جایگاهی بسیار اساسی و مهمی بدست آورده باشد، در حالی که متاسفانه در عمل چنین نیست
و این ابزار مفید عملا به شکل درست و در جایگاه واقعی خود بکارگرفته نشده است. در این فرصت اندک سعی خواهیم کرد دلایل عدم بکارگیری رایانه در داروخانه های ایران را بررسی و راهکارهای رفع این مشکلات را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.
رایانه یک ابزار است. مانند هر ابزار دیگر، می تواند برای هر شخص یا موسسه ای مفید یا غیر مفید واقع شود.
این وسیله اگر در جای صحیح و با فراهم نمودن شرایط اولیه لازم، بصورتی درست بکار گرفته شود، ابزاری سودمند، مفید و عملیاتی خواهد بود، که استفاده نکردن از آن غیر قابل تصور است.
بررسی تاریخچه روند اتوماسیون داروخانه نشان میدهد که از سال ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۹ داروخانه هائی که مدیران آنها شخصا تمایل به استفاده از کامپیوتر داشتند، نسبت به خرید رایانه و بکارگیری آن در داروخانه های خود اقدام مینمودند و هیچگونه اجبار و الزامی برای بکارگیری این وسیله وجود نداشت.
سال ۱۳۸۰ نقطه عطفی در اتوماسیون داروخانه می باشد. در این سال ابتدا سازمان تامین اجتماعی و سپس سایر سازمان های بیمه گر، فرآیند دریافت و بررسی اسناد مربوط به داروخانه ها را مکانیزه نمودند.
در این فرآیند داروخانه ها ملزم شدند که داده های مربوط به نسخ را در درون رایانه ثبت و این اطلاعات را بصورت دیسکت های کامپیوتری به ادارات بیمه تحویل دهند. در حقیقت در این مرحله، استفاده از رایانه به داروخانه ها تحمیل گردید.
در قبال استفاده از رایانه در درون داروخانه، داروخانه ها سه رویه متفاوت را در پیش گرفته اند:
۱- ثبت نسخ در خارج از داروخانه
در این رویه داروخانه ها نسخ خود بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس آنها را به افراد و یا شرکتهائی که امکان دیسکتی کردن نسخ را دارند، میدهد و خود را به هیچ عنوان درگیر کار با کامپیوتر نمی نماید.
در این حالت بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل میگردد. این روش که در بسیاری از شهرستانها بکار گرفته شده است، تغییری در روش کار داروخانه ها بوجود نیاورده است.
۲- ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت ماهیانه
در این رویه داروخانه ها نسخ خود بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس در انتهای هفته یا ماه، در درون داروخانه، نسخ را در رایانه ثبت و دیسکتهای مربوطه را به ادارات بیمه ارسال مینماید. در این رویه غیر از هزینه خرید اولیه کامپیوتر (سخت افزار و نرم افزار) بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل نمیگردد (هرچند که زحمت ثبت نسخ کمتر از هزینه آن نیست).
در این رویه کامپیوتر بصورت وسیله ای تحمیلی در گوشه داروخانه قرار داده شده و هر ماه، سه الی چهار روز از آن استفاده میشود.
۳- ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت همزمان با نسخه پیچی
در این رویه داروخانه از کامپیوتر بعنوان یک وسیله عملیاتی جهت قیمت گذاری نسخ استفاده میکند. لیست بیمه و دیسکتهای مربوطه بصورت خودکار و همزمان با ثبت نسخ تهیه میشوند.
داروخانه هائی که این رویه را در پیش گرفتند، از رایانه بعنوان یک ابزار عملیاتی برای تعیین قیمت نسخ سود میجویند و دیسکت بیمه یکی از گزارشات نرم افزارهای ایشان محسوب میگردد.
اینگونه داروخانه ها خود به دو گروه قابل تقسیم هستند.
الف – داروخانه هائی که فقط قیمت گذاری نسخ را انجام میدهند.
ب- داروخانه هائی که فرآیند مکانیزاسیون را انجام داده اند.
در این گروه تمامی عملکرد داروخانه (تمامی نسخ بیمه ، آزاد، فروش otc ، فروش آرایشی و بهداشتی، تمامی فاکتورهای دریافت شده، تمامی فاکتورهای صادرشده، صندوق، چکها و … ) در رایانه ثبت می شوند.
موجودی تمامی کالاها در قفسه و انبار با واقعیت منطبق است و مدیر داروخانه با استفاده ازگزارشات استخراجی از کامپیوتر خود نیازهای داروئی و سایر کالاها را محاسبه و لیست سفارشات بصورت خودکار برای وی حاضر میگردد. با استفاده از رایانه در این اینگونه داروخانه ها مدیریت مالی صورت میپذیرد. در حقیقت اینگونه داروخانه ها بصورت درست از کامپیوتر سود جسته اند. (بهره وری درست : درست انجام دادن کار درست)
اتوماسیون داروخانه! بله یا خیر؟
۱- آیا استفاده از اتوماسیون داروخانه عملی است و قیمت گذاری نسخ با کامپیوتر، موجب معطل شدن بیمار و ایجاد ازدحام در داروخانه نمیگردد؟
درصورتیکه از نرم افزار اتوماسیون داروخانه مناسب، که بصورتی کاربر پسند طراحی شده باشد، و سرعت عملیاتی بالائی داشته باشد، در داروخانه استفاده شود، بعلت استفاده از رایانه در داروخانه ایجاد ازدحام نخواهد شد.
بصورت عادی برای قیمت گذاری دستی یک نسخه ۴ قلمی، حدود ۴۰ الی ۵۰ ثانیه زمان نیاز است. تکنسین داروخانه پس از آموزش و ۱۰ روز تمرین و کار عملی با رایانه تبدیل به کاربر یا اپراتور خواهدشد.
هر اپراتور برای ثبت یک نسخه ۴ قلمی ، حدود ۲۰ الی ۲۵ ثانیه زمان نیاز دارد. از جانب دیگر کنترل یک نسخه برای دکتر داروساز و مسئول فنی داروخانه حدود ۷۰ الی ۱۰۰ ثانیه زمان نیاز دارد، لذا مرحله سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه تاثیری در کل زمان فرآیند نسخه پیچی نخواهد داشت.
اشتباه شایعی که در مقایسه سرعت قیمت گذاری دستی و رایانه ای میشود، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با سرعت همان فرد زمانی که برای بار اول با رایانه یک نسخه را قیمت گذاری مینماید، است.
بدیهی است در این حالت چون فرد با کامپیوتر آشنا نیست، سرعت بسیار کندی خواهد داشت. مقایسه درست، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با یک اپراتور رایانه ماهر است.
آزمایشات نشان داده است که سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه بسیار بیشتر از دست است و دقت آن نیز بصورت بسیار معنا دار زیادتر است.
حال با هم یک نسخه ۵ قلمی را در بیمه تامین اجتماعی عادی به روش های دستی و استفاده از رایانه قیمت گذاری می کنیم :
- Suspension / AZITHROMYCIN / 200 mg / N=3 / (01400) آزیترومایسسین
- Syrup / PEDIATRIC GRIPPE ( CORIZAN) / 120ml / N=6 / (00956) پدیاتریک گریپ – کوریزان
- Capsule / CICLOSPORIN ( IMINORAL ) / 25mg / N=6 / (00288) سیکلوسپورین – ایمینورال
- Tablet / MYCOPHENOLATE MOFETIL (CELLCEPT) / 500mg / N=3 / (05179) مایکوفنولات موفتیل – سلکپت
- Vial / PENICILLIN / 6-3-3 / N=4 / (00968) پنیسیلین ۳-۳-۶
همراه با داروهای متوالی : آب مقطر، سرنگ و پنبه الکل
فرض کنید در حال قیمت زنی یک نسخه هستید و همزمان شما به همکارتون میگین که فلان قلم دارو رو بیاره و قیمت اون رو بگه و بعد توی کسری ها هم یادداشتش کنه و نسخه ای که زیر دستتون هست هم بیمار گفته که از ایمینورال ۳ تا میخواد و در عوض سلکپت ۳ تای دیگه اضافه بر نسخه هم میخواد!
در این حین بیماری هم بالای سرتون داره روی پیشخون ضرب میگیره که نسخه من چی شد من از همه زودتر اومدم قبل من هیچکی نبود و تازه میدونه که درست هم نمیگه،
بچه یکی هم داره توی داروخانه گریه میکنه و از اون طرف از پخش جنس آوردن منتظرن یکی بره تحویل بگیره و یکی هم اومده دنبال داروی ترکیبیش که نسخه اش تامین اجتماعی هست و دیروز داده و اسمشم فلان هست!
خوب شما باید اولا باید استرسی نباشین، یعنی کلا ادم ریلکسی باشین و زود جوشی نشین، بتونین با لحن خوب با اون مشتری بد قلق راه بیایین، بتونیین تعیین کنید کدوم یکی از این کارایی که شنیدین اولویت داره و فوریتش رو تشخیص بدین و همزمان با این کاراها عمل قیمت زنیتون رو هم باید انجام بدین و ..
خوب به نظر شما توان پردازشی شما باید در حد پردازنده چند هسته ای باشه تا بتونین همه این کارها رو بصورت درست، عملی و دقیق انجام بدین؟!!
۲- آیا استفاده از رایانه در داروخانه توجیه مالی دارد؟
برای پاسخگوئی به این سـوال هزینـه اشتبـاهـات احتـمالی که در یک داروخانه دستـی وجود را در نظر می گیریم :
- اشتباه در قیمت گذاری نسخ بیمه شامل
- کسر قیمت (قیمت گذاری نسخ با قیمت قبلی و پائین تر از قیمت فعلی دارو)
- خارج از بیمه (فروش دارو خارج از تعهد بصورت بیمه ای)
- تخصص پزشک (فروش داروی غیر قابل پرداخت بر اساس تخصص پزشک)
- اشتباه در محاسبه اختلاف قیمت در داروهای دو یا چند قیمتی
- کسر قیمت در قیمت گذاری نسخ آزاد و otc و فروش آرایشی و بهداشتی
- اشتباه در ثبت نسخ بیمه شامل
- دریافت نسخ با تاریخ اعتبار منقضی شده
- دریافت نسخ بدون مهر یا امضا پزشک
- دریافت نسخ با تاریخ تجویز مخدوش
شایان ذکر است، حین قیمت گذاری نسخ با رایانه در حضور بیمار، ابتدا باید مشخصات سرنسخه در کامپیوتر درج گردد، لذا اینگونه اشتباهات در حین ثبت نسخه شناسائی میگردد
- عدم قیمت گذاری کالاها
- مانند تحویل سرنگ و یا آب مقطر به بیمار بدون قیمت گذاری آن
- اشتباه صندوق دار حین دریافت وجه
- هزینه ثبت نسخ بیمه در رایانه
این هزینه ها تنها مربوط به اشتباهات پرسنلی در مورد قیمت گذاری نسخ است. اگر این قبیل هزینه ها را در جای جای داروخانه بررسی و محاسبه نماییم، به نظر شما آیا استفاده اتوماسیون داروخانه توجیه مالی دارد؟!!
طرح کلی پروژه اتوماسیون داروخانه
۱- ابتدا نسخی که قبلا بصورت دستی قیمت خورده اند، توسط پرسنلی که تحت آموزش هستند، در سیستم وارد میشود.
با اینکار ۳ هدف همزمان پیگیری میشود.
- آموزش پرسنل
- تصحیح اطلاعات مربوط به قیمت و مشخصات داروها و تکمیل و بهنگام سازی بانک اطلاعاتی داروها
- تنظیم لیست بیمه برای سازمانهای بیمه
پس از آنکه پرسنل اصلی داروخانه هر یک حداقل ۴۰۰ نسخه را ثبت کردند آماده ورود به مرحله بعد خواهیم بود.
۲- در این مرحله کامپیوتر و چاپگر را در محل مناسبی قرار میدهیم. هدف این مرحله قیمت گذاری همزمان نسخ توسط کامپیوتر در حین نسخه پیچی است.
ممکن است در ابتدا سرعت پرسنل مناسب نباشد. در این حالت فردی که باید نسخ را با کامپیوتر قیمت بزند، کار خود را با سرعت کم و پیوسته ادامه میدهد.
اگر بعلت سرعت پائین این فرد با ازدحام نسخ مواجه شدیم، بدون آنکه فرد را از پشت کامپیوتر برداریم ، یک قیمت زن دیگر بصورت کمکی، به یاری وی خواهد آمد.
در این حالت در روز اول ۱۰% نسخ با کامپیوتر و ۹۰% بصورت دستی قیمت خواهند خورد. در روز دوم این نسبت بصورت ۱۵% و۸۵% در خواهد آمدو این روند ادامه خواهد داشت.
با افزایش سرعت پرسنل نسبت نسخی که با کامپیوتر قیمت زده میشوند به نسخ دستی بسرعت افزایش یافته تا پس از یک ماه عملا تمام نسخ در حضور بیمار توسط پرسنل، در سیستم ثبت شده و کامپیوتر تبدیل به یک ابزار عملیاتی در داروخانه خواهد شد.
۳- در این مرحله در داروخانه صندوق کامپیوتری نصب خواهد شد. در این زمان فروش داروخانه به دو قسمت قابل بخش بندی است :
- نسخی که در کامپیوتر ثبت میشوند و دریافت مبلغ قابل پرداخت آنها توسط صندوقدار در سیستم تائید میشود.
- فروشی که اقلام آن در کامپیوتر ثبت نمیشود. این بخش از فروش توسط کانالهای صندوق، در صندوق ثبت میشود.
در پایان این مرحله نقد صندوق و گزارشات مربوطه قابل استخراج خواهد بود. نسبت فروش مکانیزه از کل فروش نیز قابل تعیین است.
۴- در این مرحله کلیه فاکتورهائی که داروخانه دریافت میدارد، باید در سیستم ثبت شوند. باید کل کالاهای وارد شده به داروخانه در کامپیوتر ثبت شود. در حین اینکار اهداف زیر بصورت همزمان برآورده خواهد شد:
- واقعی شدن قیمت خرید و فروش کالا و بطبع آن واقعی شدن گزارش سود حاصل از فروش کالا
- کامل شدن بانک اطلاعاتی کالاها خصوصا در قسمت آرایشی و بهداشتی
- آگاهی دقیق از عملیات مالی انجام شده با شرکتهای توزیع کننده و فروشندگان کالا
- اطلاع دقیق از میزان خرید کالاها
در پایان این مرحله ثبت فاکتورها بصورت یک روند عملیاتی درآمده و برای هیچ فاکتوری بدون ثبت در کامپیوتر چک صادر نخواهد شد.
۵- در این مرحله در بخش آرایشی و بهداشتی کامپیوتری نصب شده، و فروش آرایشی و بهداشتی از طریق آن انجام خواهد شد. معمولا در این بخش از بارکد خوان استفاده میشود.
۶- در این مرحله راهکارهای عملیاتی برای ثبت فروش OTC و هرنوع عملیاتی که در داروخانه انجام میشود در کامپیوتر، طراحی و اجرا خواهد شد.
در پایان این مرحله ۱۰۰% کالاهای وارد شده به داروخانه و ۱۰۰% کالاهای خارج شده از داروخانه و ۱۰۰% وجه نقد دریافت شده توسط صندوقدار در سیستم بصورت یک رویه عملیاتی ثبت میشود و پرسنل داروخانه امکان عدم ثبت فروش را نخواهند داشت.
در این مرحله گزارشات مالی و جنسی فروش کالا و گردش آن، واقعی خواهد بود.
۷- در این مرحله فرآیند انبار گردانی انجام خواهد شد. انجام انبار گردانی بتدریج، و طی وقت ااختصاص یافته و با دقت فراوان انجام خواهد شد.
در انتهای این مرحله موجودی واقعی کالا با موجودی کامپیوتر برابر خواهد شد و گزارش ارزش ریالی قفسه واقعی خواهد بود.
۸- مرحله آخر، در این مرحله بر اساس آگاهی از موجودی کالا و پردازش های اطلاعاتی از داده ها ، محاسبه مصرف و پیش بینی نیاز انجام می شود.
در این مرحله با آگاهی کامل و اطلاعات دقیق و قابل پردازش میتوان اقدام به مدیریت سرمایه نمود. در ضمن در این مرحله باید بصورت ادواری موجودی کالاها بصورت اتفاقی کنترل شود.
معمولا همزمان با این مراحل اطلاعات در درون بخش حسابداری نرم افزار نیز درج میشود تا آگاهی کاملی از عملیات مالی در دسترس باشد.
بدیهی است برای هر داروخانه باید بر اساس نیازها و شرایط خاص آن پروژه را تعریف و زمان بندی نمود. در زمان اجرای فازهای مختلف پروژه، بتدریج شرایط عملیاتی و مالی داروخانه شفافیت پیدا خواهد کرد.
در پایان لازم به ذکر است که در روند اجرای این پروژه، مدیریت داروخانه نباید خود را بصورت مستقیم درگیر کار با کامپیوتر نموده و نقش یک اپراتور را ایفا نماید.
مدیریت باید با اصول کلی کار نرم افزار و توانائیهای مدیریتی و اطلاعاتی آن آشنا شده و بتواند، گزارشات مورد نظر خود را براحتی از سیستم استخراج کند.